Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)

Was macht ein/e Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement arbeiten in so gut wie jeder Branche, ganz egal, wie groß das Unternehmen ist. Dort erwarten dich sowohl klassische organisatorische Tätigkeiten als auch verschiedene unternehmensspezifische Aufgaben. Wahrscheinlich ist die Vielzahl in diesem Beruf auch der Grund, wieso diese Ausbildung einer der beliebtesten überhaupt ist.

Arbeiten am Telefon: Wichtige Anrufe an den Chef weiterleiten, Kundenfragen beantworten oder Dienstleister wegen einer Auftragsabwicklung kontaktieren – viele Arbeitsschritte der Bürokaufleute laufen über das Telefon.

Arbeiten am Computer: Als Kauffrau/-mann für Büromanagement beantwortet man E-Mails, überwacht Zahlungseingänge, verfasst Geschäftsbriefe und ist mit allen gängigen Computerprogrammen, wie Word, PowerPoint und Excel, vertraut.

Arbeiten am Empfang: Sobald ein Termin bevorsteht, ist die/der Kauffrau-/mann für Büromanagement zur Stelle: Sie/Er empfängt Bewerber bei Vorstellungsgesprächen oder Kunden, die sich angemeldet haben.

Arbeiten mit Kunden: Ob Lob oder Kritik – wenn Beschwerden oder Verbesserungswünsche von Kunden reinkommen, nehmen Kaufleute für Büromanagement den Sachverhalt auf und geben es an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Zudem leiten sie Bestellaufträge weiter und beantworten beispielsweise Kooperationsanfragen.

Arbeiten mit Kollegen: Kaufleute für Büromanagement verwalten auch Vertragsänderungen und die Stammdaten der Mitarbeiter – vom Beginn der Tätigkeit bis zum Wohnort. Außerdem buchen sie Hotels oder Bahn-/Flugtickets für die nächste Geschäftsreise und erklären, wie die Reisekostenabrechnung funktioniert.

Arbeiten in der Buchführung: Als Kauffrau für Büromanagement verwaltet man Rechnungen, überwacht Zahlungen oder führt Kassenbuch.

Organisatorische Arbeiten: In manchen Fällen kommt es vor, dass man Firmenevents plant oder Sitzungen vorbereitet. Termine koordinieren muss man hingegen immer. Und wenn Büromaterial wie Druckerpapier oder Briefbögen ausgehen, sorgen Kauffrauen/-männer im Büromanagement für Nachschub.

 

Wie läuft die Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement ab?

Es handelt sich um eine dreijährige Ausbildung, in der man ein paar Tage in der Woche in einem Unternehmen verbringt und die restlichen Wochentage in einer Berufsschule. Im ausbildenden Unternehmen durchlaufen die angehenden Kaufleute für Büromanagement alle Abteilungen des Unternehmens und lernen somit alle Arbeitsabläufe kennen. In so genannten Wahlqualifikationen, wie zum Beispiel Personalwirtschaft oder Logistik, spezialisieren sich die Auszubildenden im zweiten Jahr.

Was lernt ein/e Kaufmann/-frau für Büromanagement in der Berufsschule?

In der Berufsschule werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, wie Daten gesichert und gepflegt werden. Auch auf dem Lehrplan: wie der Posteingang richtig bearbeitet wird und welche Risiken Onlineprogramme mit sich bringen. Im Bereich Geschäftsprozesse lernt man, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt.

Ausbildungsschwerpunkte

Im Ausbildungsbetrieb erlernst du zum Beispiel:

• Informationsmanagement und -verarbeitung,
• Koordinations- und Organisationsaufgaben,
• bürowirtschaftliche Abläufe,
• Finanzbuchhaltung, z. B. Belege erfassen oder Führen von Kontokorrent-, Bestands- und Erfolgskonten
• Lösung von betrieblichen Arbeitsaufgaben mithilfe von Bürokommunikationstechniken
• welche Einsatzbereiche der Datenverarbeitung gibt es für kaufmännische Anwendungen,
• beschaffen, aufbereiten und darstellen von Daten für die Erstellung und Auswertung von Statistiken,
• Formulierung und Gestaltung von Texten mithilfe von Textverarbeitungsprogrammen
• Arbeitsablauf bei der Auftrags- und Rechnungsbearbeitung und Darstellung von Kosten und Erträgen betrieblicher Leistungen
• Personalsachbearbeitung (anfallende Vorgänge in der Personalverwaltung, z. Bsp. Bearbeitung von Bewerbungen und Personaldaten)
• Lagerwirtschaft (Bedarfsermittlung, Führung und Kontrolle des Materialbestandes)

Außerdem wird den Auszubilden z. Bsp. vermittelt:

• welche Aufgaben und Stellung hat der Ausbildungsbetrieb im gesamtwirtschaftlichen Zusammenhang und die ist der Ausbildungsbetrieb organisiert
• welche gegenseitigen Rechte und Pflichten entstehen aus dem Ausbildungsvertrag
• Anwendung von berufsspezifischen Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften
• welche Umweltschutzmaßnahmen sind zu beachten
• Datenschutz und Datensicherheit
• Kundenbeziehungen
• Öffentlichkeitsarbeit

In der Berufsschule sind folgende Lernfelder Gegenstand des theoretischen Unterrichts:

• Rechnungswesen
• Informationsverarbeitung (Datenverarbeitung, Textverarbeitung)
• allgemeine Wirtschaftslehre
• spezielle Wirtschaftslehre

Was muss ich für ein Typ sein, um Kaufmann für Büromanagement zu werden?

Organisationstalent

Mit deinen organisatorischen Fähigkeiten hast du alles im Blick: wann Rechnungen rausgehen, wann Termine anstehen und wann neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschreiben müssen.

Menschenfreund

Du bist Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.

Perfektionist

Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell zu einer fälschlich überwiesenen Millionensumme führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht passieren.

Ausbildungsbeginn: 01.08.2023

Ausbildungsdauer: 3 Jahre

theoretische Ausbildung: Berufsbildungszentrum Salzwedel

praktische Ausbildung: Rühlmann-Bau GmbH Winterfeld

Voraussetzung: Realschulabschluss

Vergütung: 1. Lehrjahr: 848,- €, 2. Lehrjahr: 965,- €, 3. Lehrjahr: 1.184,- €